Personuppgiftsbehandling

Personuppgiftsbehandling - GDPR(Dataskyddsreformen) m.fl. lagar och regelverks tillämpning vid Karlskrona Segelsällskap

Allmänt

Information kring Karlskrona Segelsällskaps efterlevnad av lagstiftning avseende personuppgiftsbehandling samt  styrande beslut från Riksidrottsförbundet (RF).

Sammanhållande för Karlskrona Segelsällskap avseende personuppgiftsbehandling är Registeransvarig, register@knss.nu, dit du vänder dig med frågor och framställningar.

Avseende grundläggande lagar och föreskrifter hänvisas till Integritetsskyddsmyndigheten(IMY) hemsida (www.imy.se).

Styrande för KSS

Riksidrottsförbundet (RF)

RF har samlat viss information under "Personuppgifter i idrotten". RF har föreskrivit att "BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER - Uppförandekod för idrottsrörelsen" skall gälla för idrottsrörelsen.

KSS är enligt §3 i stadgarna bundna att följa denna.

I uppförandekoden framgår bl.a. grunder för behandling av personuppgifter och den enskildes rätt. Uppförandekoden är skriven för idrottsrörelsen som helhet och omfattar därmed verksamhetsdelar som inte har sin bäring på KSS samtidigt som andra verksamhetsdelar saknas.

Svenska Båtunionen

KSS är även genom medlemskap i Blekinge Båtförbund påverkade av SBU (Svenska Båtunionen) uppfattning och tolkning av GDPR.

KSS Personuppgiftspolicy

KSS har tagit fram och fastställt en personuppgiftspolicy. Av denna framgår avseende vem och hur KSS bearbetar personuppgifter.

KSS Personuppgiftspolicy 1.4 (Fastställd av medlemsmöte 2022-04-07)

Personuppgiftsincident

Om du misstänker att dina eller andras (medlemmar) personuppgifter lagrade i KSS system har åtkommits, delgetts eller förändrats på ett avsett sätt skall du anmäla detta till Registeransvarig, register@knss.nu

Länk till:KSS Handlingsplan Personuppgiftsincident.

Registerutdrag

För begäran om registerutdrag använder du blankett Begäran om registerutdrag. Observera att vårt medlemsregister i BAS (SBU/BAS ) tillhandahåller möjligheten att du själv tar ut ett registerutdrag.

Instruktioner avseende personuppgiftsbehandling.

Instruktionerna omfattar och gäller för medlemmar, anställda och funktionärer

Med medlem avses: Medlem som inte fullgör funktionärsuppgift.

Instruktion (Fastställd av styrelsen 2023-11-16)

  • Du har erhållit behörighet till andra medlemmars personuppgifter via systemet BAS samt via KSS lösenordsskyddade webbsidor.
  • För du ut eller för över uppgifter från ovanstående system är du skyldig att tillse att dessa förvaras på betryggande sätt.
  • Du får endast använda din tillgång till verksamhet inom KSS ram
  • När verksamheten avslutats skall du omedelbart förstöra personuppgifterna
  • Du får inte lämna ut uppgifter till tredje man utan särskilt tillstånd av styrelsen
  • Om du misstänker obehörig tillgång till personuppgifter skall du snarast anmäla detta till styrelsen.

Med anställd avses: Personer anställda av KSS såsom hamnvärdar m.fl.

Instruktion (Fastställd av styrelsen 2023-11-16)

  • Du har i din anställning som gästhamnsvärd tillgång till personuppgifter om KSS medlemmar.
  • Du får endast använda dessa uppgifter för din verksamhet som hamnvärd.
  • Du får inte lämna dessa uppgifter till tredje man.
  • Du skall tillse att uppgifterna förvaras på betryggande sätt.
  • Om du misstänker obehörig tillgång till personuppgifterna skall du snarast anmäla detta till Gästhamnsansvarig.

Med funktionär avses: Styrelsemedlemmar, sektions- och gruppledare, övriga ledare, funktionärer m.fl medlemmar i Karlskrona Segelsällskap som inom ramen för sin uppgift har ständigt eller tillfälligt, jämfört en vanlig medlem, utökad tillgång till personuppgifter.

Instruktion (Fastställd av styrelsen 2023-11-16)

  • Du har i din funktion inom KSS erhållit utökad tillgång till personuppgifter i BAS/IOL jämfört med ordinarie medlem.
  • Du får för verksamhet i KSS regi söka och exportera personuppgifter ur systemen.
  • Du får för verksamhet i KSS regi bearbeta och skriva ut sådan export.
  • Du får till annan medlem med motsvarande utökad behörighet och kunskap om denna instruktion överlämna bearbetad export.
  • Du får till annan medlem i KSS för verksamhet i KSS regi tillfälligt överlämna bearbetad export under förutsättning av att du kan utöva betryggande tillsyn.
  • Du får inte lämna export, delar av export, till tredje man utan särskilt tillstånd av styrelsen.
  • Du är skall tillse att de exporterade och bearbetade personuppgifterna förvaras på betryggande sätt.
  • Du skall behandla personuppgifter avseende KSS medlemmar eller deltagare i annan av KSS anordnad verksamhet som kommer dig till del på annat sätt, t.ex. genom mailhantering m.m., på samma sätt som här föreskrives.
  • Om du misstänker obehörig tillgång till personuppgifter skall du snarast anmäla detta till styrelsen.
  • Efter avslutad verksamhet, del av verksamhet, eller lämnad befattning skall du tillse all export på datamedia och i utskriven form samt alla främmande personuppgifter som härrör från din verksamhet för KSS och som lagrats hos dig förstörs.